Cookies och personuppgifter

Genom att ge ditt medgivande för kartor godkänner du Googles villkor för kartjänster och Matomo Privacy Policy.

Cookies

En cookie är en liten textfil med information som sparas på din dator och underlättar din användning av webbplatsen.

Vi använder cookies på alectafastigheter.se

Vi använder cookies främst i två syften. Det första är för att ett antal funktioner på webbplatsen ska fungera och det andra är för att vi ska kunna förbättra och utveckla informationen.

Tekniska cookies för att funktioner ska fungera

Vi har ett antal nödvändiga, tekniska cookies som behövs för att viktig funktionalitet ska fungera. Det är bland annat cookies för

• att du ska kunna göra en 3D-rundvandring i våra lokaler
• att hålla reda på vilken browser och enhet du använder
• att du ska kunna använda våra karttjänster
• eller om du svarar eller skickar in ett formulär så sänder vi över en cookie för att komma ihåg att du svarat på formuläret.

Tekniska cookies

Cookies vi använder för analys och förbättringar

Vi använder även statistik- och analysverktyg som hjälpmedel för att se hur våra besökare använder webbplatsen. Statistiken hjälper oss att utveckla och förbättra våra tjänster och information på alecta.se.

Statistikverktyget Matomo

Vi använder statistikverktyget Matomo för att få en bild av hur besökare använder webbplatsen. Matomo använder cookies och informationen genereras genom din användning av alecta.se. Cookien innehåller ett id-nummer som sparas i din webbläsare och i Matomo. Förutom det sparar vi inte någon information i verktyget som kan identifiera dig. Vi lagrar informationen på våra egna servrar och skickar inte vidare någon information till tredje part.

Om du vill radera cookies

Du kan själv göra inställningar i din webbläsare som gör att cookies inte sparas eller som informerar dig varje gång en webbplats vill lagra en kaka. Du kan också radera alla cookies som satts tidigare. Vilka inställningar du behöver göra, beror på vilken webbläsare du använder.
Läs mer om det på just din webbläsares hjälpsida.

Det är Post- och telestyrelsen som är tillsynsmyndighet inom det här området. Vill du läsa mer om cookies generellt, hittar du information på deras webbplats, www.pts.se

Personuppgifter på Alecta Fastigheter

Dataskyddsförordningen (GDPR) reglerar hur företag och organisationer får hantera personuppgifter. Här kan du bland annat läsa om vilka personuppgifter vi på Alecta Fastigheter behandlar, vad vi använder personuppgifterna till och vilka rättigheter du har enligt dataskyddsförordningen.

Inledning och Alecta Fastigheters personuppgiftsansvar

Alecta Fastigheter AB, org. nr. 559103-4086, (”Alecta Fastigheter" / ”vi”) värnar om din personliga integritet. Syftet med de regler och den information som framgår nedan är att skydda dina personuppgifter vid interaktion med oss.

Alecta Fastigheter är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker inom Alecta Fastigheter. Alecta Fastigheter är även personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som Alecta Fastigheter behandlar i samband med fastighetsförvaltning för dess moderbolags (Alecta Tjänstepension Ömsesidigt) fastigheter samt för de personuppgifter som Alecta Fastigheter behandlar i samband med förvaltningen av Alecta Fastigheters dotterbolag och dess fastigheter. Vid behandling av personuppgifter följer Alecta Fastigheter reglerna i dataskyddsförordningen.

Den information som lämnas här gäller generellt för dig vars personuppgifter vi behandlar. Informationen är därför tillämpbar oavsett om du exempelvis är en fysisk hyresgäst, representerar en hyresgäst som är en organisation, eller är en kontaktperson hos en leverantör, samarbetspartner eller myndighet. Dock omfattar inte informationen den behandling av personuppgifter som sker för Alecta Fastigheters anställda.

I många fall lämnas mer specifik information i samband med insamling eller behandling av personuppgifter, exempelvis när hyresavtal tecknas.

Önskar du ytterligare information om vår behandling är du välkommen att kontakta oss.

Hur personuppgifter samlas in

De flesta personuppgifter som Alecta Fastigheter behandlar hämtar vi direkt från dig, exempelvis i samband med att du lämnar intresseanmälan om att hyra, när du eller den du representerar ingår hyresavtal eller andra avtal med oss eller de vi förvaltar fastigheter för, eller i andra frågor där du har kontakt med Alecta Fastigheter eller de vi representerar.

Alecta Fastigheter samlar även in personuppgifter från allmänt tillgängliga källor såsom privata och offentliga register, för information om potentiella hyresgäster, intressenter och andra samarbetspartners.

Alecta Fastigheter tillhandahåller vidare passageloggningssystem för sina fastigheter i vilka personuppgifter kan komma att behandlas, samt använder sig i vissa situationer av kamerabevakning där personuppgifter inhämtas för vissa specifika ändamål.

För att förbättra våra webb- och app-tjänster använder vi även cookies som kan innehålla personuppgifter. Du kan läsa mer om hur vi använder cookies i vår cookie-policy.

Vilka kategorier av personuppgifter som behandlas

De kategorier av personuppgifter som Alecta Fastigheter behandlar i dess kärnverksamhet och som berör våra fastigheter omfattar:

• namn, adress, telefonnummer och mejladress
• personnummer (om så krävs för säker identifiering)
• registreringsnummer
• ekonomiska förhållanden
• kontoinformation och eventuellt ytterligare uppgifter i enlighet med vad som anges i tillämpliga avtal eller information
• arbetsgivare och företag
• särskilda uppgifter som du lämnar i samband med kontakter med oss.

Därutöver behandlar Alecta Fastigheter i vissa situationer personuppgifter i form av

• bilder
• filmer.

Detta gäller i situationer då kamerabevakning används samt kan förekomma i samband med events, reklam, kommunikation och marknadsföring.

I vissa fastigheter behandlas även dina personuppgifter avseende passage till fastigheten, exempelvis via ditt passerkort eller andra elektroniska nyckelsystem.

När du besöker Alecta Fastigheters webbplats kan vi dessutom komma att hantera personuppgifter i form av online-identifikator, såsom ip-adress och aktiviteter på webbplatsen. Information om användning av cookies på vår webbplats, framgår av informationen om cookies på vår webbplats.

Varför personuppgifter behandlas

Det huvudsakliga ändamålet med behandlingen av personuppgifterna är att hantera alla frågor i och kring våra fastigheter. Vi behöver kunna uppfylla våra förpliktelser och tillvarata våra rättigheter enligt avtal, vidta åtgärder som har begärts innan eller efter det att avtal har träffats, men även uppfylla de krav som lagar och andra föreskrifter ställer på Alecta Fastigheters verksamhet. I vissa fall behandlar vi även personuppgifter för att kunna tillvarata våra rättsliga anspråk.

Alecta Fastigheter behandlar också personuppgifter för att samla in och analysera information om nuvarande och potentiella hyresgäster, intressenter och andra samarbetspartners. Kontaktuppgifter kan även användas för kommunikation och marknadsföring.

I driften av våra fastigheter behandlar Alecta Fastigheter passageloggning inom fastigheterna främst i syfte att ge tillgång till utrymmen inom fastigheter.

Vi använder även personuppgifter i vår kommunikation med hyresgäster och andra intressenter. Det kan handla om nyheter och annan kommunikation såsom felhantering och för att säkerställa kundnöjdhet.

På vilka lagliga grunder personuppgifter behandlas

Dataskyddsförordningen kräver att det alltid finns en rättslig grund enligt dataskyddsförordningen för den personuppgiftsbehandling som sker.

I många fall är den rättsliga grunden för Alecta Fastigheters behandling av dina personuppgifter, att behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal som du har ingått med oss eller för att utföra olika insatser på din begäran inom eller inför ett sådant avtal. Det finns också ett berättigat intresse för att behandla personuppgifter i administrationen av de avtal som Alecta Fastigheter har med andra juridiska personer.

I vissa situationer grundar Alecta Fastigheter behandlingen av personuppgifter på den rättsliga grunden ”intresseavvägning”. En behandling baserad på intresseavvägning innebär att Alecta Fastigheter har bedömt sig ha ett berättigat intresse av behandlingen som är större än intrånget i den personliga integriteten som behandlingen innebär. Syftet är då alltid att förbättra verksamheten eller skapa trygghet eller annan nytta för de individer vars personuppgifter behandlas. Områden där Alecta Fastigheter behandlar personuppgifter baserat på intresseavvägning är till exempel

• säkerhets- och trygghetsintressen
• ordningsfrågor
• kamerabevakning
• passersystem och besöksregistrering
• kommunikation
• analys och produktutveckling.

I de fall Alecta Fastigheter behandlar personuppgifter utifrån den rättsliga grunden att du lämnat ditt samtycke, framgår specifik information om personuppgiftsbehandlingen och vad samtycket omfattar i samband med vårt inhämtande av ditt samtycke. Alecta Fastigheter behandlar endast undantagsvis personuppgifter baserat på samtycke.

Vem har tillgång till personuppgifter och var

Alecta Fastigheter har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot bland annat förlust och obehörig åtkomst. Endast personer hos Alecta Fastigheter som har behov av tillgång till dina personuppgifter, har tillgång till dem.

Alecta Fastigheter delar i vissa situationer dina personuppgifter med myndigheter, som Skatteverket och Kronofogdemyndigheten. Det sker då Alecta Fastigheter är skyldig att dela sådana uppgifter enligt lag.

Alecta Fastigheter kan även komma att dela dina uppgifter till tredje parter som anlitas för att uppfylla syftet med behandlingen av personuppgifter (som beskrivs här ovan i detta dokument). Sådana tredje parter är bland annat koncernbolag och andra bolag som tillhandahåller tjänster till oss (till exempel IT-tjänster, förvaltningstjänster och servicetjänster) och som då normalt agerar som personuppgiftsbiträden till oss. I vissa fall lämnas uppgifter även ut till bolag som tillhandahåller varor/tjänster som du som hyresgäst eller annan kund eller potentiell kund till Alecta Fastigheter kan ha nytta av (t.ex. försäkringsbolag). När personuppgifter delas till tredje parter, delas bara sådana uppgifter som behövs för att den tredje parten ska kunna uppfylla syftet som de fått del av uppgifterna för. Uppgifterna får inte användas för andra syften.

Dina personuppgifter behandlas normalt endast inom länder inom EU/EES. Om uppgifterna undantagsvis överförs till ett land utanför EU/EES, säkerställer vi att sådan överföring är laglig, Om Europeiska Kommissionen inte anser att landet säkerställer en adekvat skyddsnivå kommer överföringen till den tredje parten att ha stöd i kommissionens standardavtalsklausuler för överföring av personuppgifter till ett land utanför EU/EES. I tillämpliga fall kompletteras standardavtalsklausulerna med ytterligare skyddsåtgärder.

Ett fall då överföring av personuppgifter sker till ett land utanför EU/EES, är när du använder karttjänsten Google Maps på alectafastigheter.se varvid din IP-adress kan överföras utanför EU/EES. Vid användningen av karttjänsten måste du dels ge ditt samtycke till det innan du kan använda tjänsten, dels godkänna Google Maps serviceavtal och Googles användarvillkor.

Hur länge personuppgifter sparas

Alecta Fastigheter sparar och behandlar dina personuppgifter tills de inte längre är nödvändiga med hänsyn till syftet med behandlingen, om det inte finns särskilda krav i lagstiftning som innebär att uppgifterna måste sparas längre. Vilka lagrings- och gallringstider som Alecta Fastigheter tillämpar framgår av Alecta Fastigheters utökade registerförteckning och gallringspolicy. Där framgår bland annat att dina personuppgifter kommer att sparas och behandlas av oss enligt nedan:

• Personuppgifter som behandlas i bokföringssyfte (exempelvis räkenskapsmaterial och underlag för bolagsredovisning) och skatteunderlag – sju (7) år plus innevarande år efter hyresavtalets upphörande.
  
  
• Personuppgifter som behandlas i hyresavtal – två (2) år efter hyresavtalets upphörande om inte bolag inom Alectas koncern har kvarstående rättsliga anspråk eller har en skyldighet att behålla informationen enligt gällande lag eller annan reglering.
  
  
• Personuppgifter som behandlas via kommunikation med dig och för att administrera hyresgästförhållandet – två (2) år efter hyresavtalets upphörande om inte bolag inom Alectas koncern har kvarstående rättsliga anspråk eller har en skyldighet att behålla informationen enligt gällande lag eller annan reglering.
  
  
• Personuppgifter som behandlas med anledning av hantering av felanmälan – så länge uppgifterna är nödvändiga för ändamålet.
  
  
• Personuppgifter som behandlas för att säkerställa att endast behöriga personer har tillgång till fastigheten genom till exempel passagesystem – en (1) månad (namn och passerkort / tag) efter hyresavtalets upphörande samt i regel två (2) veckor (passagelogg) efter insamlingsdatum.
  
  
• Eventuellt material från kamerabevakning – så länge uppgifterna är nödvändiga med hänsyn till ändamålet med övervakningen.
  
  
• Personuppgifter som behandlas för att skicka nyhetsbrev om vår verksamhet eller annan marknadsföring – så länge du fortsatt är en kontaktperson hos vår hyresgäst eller tills du har avböjt från marknadsföring från oss.
  
  

Särskilt om marknadsföring

Alecta Fastigheter behandlar personuppgifter i form av namn, kontaktuppgifter och arbetsgivare/företag för våra hyresgäster eller anställda hos våra hyresgäster med syftet att skicka ut nyhetsbrev. Kunder och andra besökare på vår hemsida har även möjlighet att registrera namn och mejladress i utbyte mot att erhålla vårt magasin. Personuppgifterna sparas av oss för att kunna användas i marknadsföring till de registrerade. Vi behandlar personuppgifterna med vårt berättigade intresse av att kunna marknadsföra oss och våra tjänster som rättslig grund.

Särskilt om behandling av personuppgifter vid kontakter med Alecta Fastigheter

Om du tar kontakt med Alecta Fastigheter genom mejl med en allmän fråga sparar vi

• namn
• kontaktuppgifter
• mejladress.

Om du tar kontakt med Alecta Fastigheter genom mejl för att söka anställning kan ytterligare information sparas om dig, exempelvis personnummer och din ansökan.

Det innebär till exempel att personuppgifter sparas så länge som avtal, annat åtagande eller rättsligt anspråk kan göras gällande i förhållande till dig eller om vi har ett berättigat intresse av att behandla personuppgifterna.

Dina rättigheter vid vår personuppgiftsbehandling

Du har rätt till tillgång till, rättelse, radering och/eller begränsning av behandlingen av dina personuppgifter, till dataportabilitet och att invända mot behandlingen enligt vad som beskrivs nedan:

• Du har rätt att bli informerad om huruvida vi behandlar personuppgifter om dig, och om så är fallet har du rätt att få information om vilka kategorier av personuppgifter vi behandlar och i vilket syfte vi behandlar dem. Du har också rätt till en kopia av sådana uppgifter.
  
  
• Du har rätt att få felaktiga eller ofullständiga personuppgifter rättade. Om personuppgifterna lämnas ut till andra kommer vi att se till att mottagarna informeras om eventuella korrigeringar, förutsatt att detta är möjligt och lagligt.
  
  
• I vissa fall har du rätt att få dina personuppgifter som vi behandlar raderade. Om uppgifterna har lämnats ut till andra, kommer vi att se till att mottagarna informeras om eventuell radering, förutsatt att detta är möjligt och lagligt.
  
  
• I vissa fall har du rätt att begränsa behandlingen av dina personuppgifter så att uppgifterna bara kan lagras av oss. Om uppgifterna har lämnats ut till andra, kommer vi att se till att mottagarna informeras om eventuella begränsningar, förutsatt att detta är möjligt och lagligt.
  
  
• I vissa fall har du rätt att få de personuppgifter om dig som du har tillhandahållit oss i ett strukturerat vanligt använt och maskinläsbart format och att överföra sådan information till en annan personuppgiftsansvarig.
  
  
• I vissa fall har du rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter.
  
  

Utövande av dina rättigheter
Om du vill utöva dessa rättigheter, vänligen kontakta oss på följande mejladress: kontakt@alectafastigheter.se.

För att säkerställa ett effektivt utövande av dina rättigheter, observera att du kan skicka din begäran till ovanstående adress för frågor och krav i samband med behandlingen till oss.

För att undvika intrång i tredje parts rättigheter förbehåller vi oss rätten att, vid rimligt tvivel, efterfråga ID-handling för att säkerställa din identitet.

Frågor, synpunkter och klagomål
Vi ber dig att först ge oss en möjlighet att ta itu med eventuella klagomål du har om hur vi använder dina personuppgifter. Du har dock rätt att lämna klagomål till den lokala dataskyddsmyndigheten: Integritetsskyddsmyndigheten, Box 8114, 104 20 Stockholm.

För ytterligare information om hur du kan lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten hänvisar vi till myndighetens hemsida: www.imy.se.

Särskilt för Alecta Fastigheters hyresgäster och kunder

Om du hyr ett kontor eller en lokal av oss
Alecta Fastigheter behandlar personuppgifter i form av kontaktuppgifter för vissa anställda hos våra hyresgäster och företrädare för att kunna administrera hyresavtalet och för att utföra löpande förvaltning och underhåll av lokaler och fastigheten. Detta omfattar även kommunikation med kontaktpersonerna hos våra hyresgäster, exempelvis med anledning av felanmälningar eller information om kundrelationen.

Om du hyr en lägenhet av oss
Alecta Fastigheter behandlar de personuppgifter som behövs för att administrera hyresavtalet. Om avtalsparten är en enskild firma eller privatperson utgör själva avtalet grunden för behandlingen av personuppgifter och för juridiska personer behandlar vi personuppgifter med intresseavvägningen som grund.

Fastighetsägarna har tagit fram en vägledning för behandling av personuppgifter på hyresmarknaden. Vi på Alecta Fastigheter följer vägledningen eftersom den är att betrakta som god sed på marknaden. På fastighetsagarna.se kan du läsa mer om vägledningen.

Passagesystem
Alecta Fastigheter använder i vissa fall elektroniska passagesystem, exempelvis för tillgång till allmänna utrymmen såsom huvudingången, tvättstugan och cykelförrådet. Behandling av personuppgifter inom ramen för ett elektroniskt passagesystem kan ske förutsatt att ändamålet är att ersätta ett system med vanliga nycklar. Med stöd av intresseavvägningen enligt dataskyddsförordningen kan Alecta Fastigheter spara loggar för andra ändamål. Att logga och spara uppgifter om passager till gemensamma utrymmen kan vara motiverat för tekniskt underhåll och felsökning eller om en fastighet exempelvis varit utsatt för störningar, betydande skadegörelse eller omfattande stölder. Avseende besöksregistrering är ändamålen, utöver trygghet och säkerhet, att föra statistik och optimera användningen av lokaler och fastigheter.

Kamerabevakning
Vi på Alecta Fastigheter har kamerabevakning i och runt vissa av våra fastigheter. Syftet med kamerabevakningen är att skapa trygghet, säkerhet och ordning, samt att förebygga eller upptäcka brott. Den rättsliga grunden för all kamerabevakning är ett berättigat intresse. Alecta Fastigheter följer den vägledning för kamerabevakning som Fastighetsägarna och SABO tagit fram. Vägledningen anses vara god sed på marknaden och på fastighetsagarna.se kan du läsa om vägledningen.