Effektiva möten – så lyckas du

Enligt en studie från amerikanska MIT tillbringar människor 22 år av sina liv i möten. Av dessa är 7 år helt i onödan, möten där man inte har en tydlig roll eller något konkret att tillägga. Byrån Herr Omar bestämde sig redan 2010 för att rädda världen från dåliga möten. 
– Vi kan hjälpa till på flera sätt. Det ena är att vi kan skapa skräddarsydda möten, det andra är något vi kallar för Meetfulness. Det är som en verktygslåda, ett rehabprogram, mot en dålig möteskultur, där vi går igenom olika steg för att förbättra situationen på arbetsplatsen, säger han. 

Jörgen menar att det skett en förändring i hur arbetsgivare ser på möteskulturen.
– Genom åren har man pratat mycket om effektiva möten, som en del i att spara pengar. Jag har varit med om företag där kollegorna inte fått köpa fika till varandra, men däremot har vem som helst fått boka möte med ett flertal kollegor som kanske inte ens behöver vara med. Och där kan vi snacka om en kostnad på tusenlappar, säger han.

Men det har skett ett skifte.
– Idag är det sådan kamp om talanger, det är viktigare än någonsin att behålla den kompetens man har. Man har som arbetsgivare börjat fundera mer kring hur man kan skapa förutsättningar för att medarbetarna ska kunna göra ett bra jobb. Man vill kratta manegen för sina anställda, säger han. Då är möteskulturen en del.

En god möteskultur gynnar alla

Att satsa på en god möteskultur ses idag som en friskvårdsinvestering, något som gynnar alla. Medarbetarna håller längre och trivs på jobbet. Men att skapa en god möteskultur involverar inte bara arbetsgivaren, kollegorna fyller en minst lika viktigt roll. På Herr Omar liknas möteskulturen vid en orkester. Mötesledaren är dirigenten, som inte spelar något eget instrument, men ser till att andra har rätt förutsättningar för sina stycken – att det tillsammans blir en finstämd melodi.
– I en orkester spelar man ju inte hela tiden, men det gäller att vara med och lyssna på de andra för att förstå när det är ens egen tur. Det behöver vara samma dynamik i ett bra möte, säger han.

Inledningsvis är det viktigt att man har en tydlig agenda, att alla förstår vad syftet med mötet ska vara.
– De flesta möten ska ju bidra till en förflyttning eller en förändring inom ett visst område. Det finns ett scenario före mötet och ett önskat scenario efter mötet. Aktiviteterna som pågår under mötet ska bidra till att man rör sig i rätt riktning. Därför är det viktigt att fundera kring de här sakerna innan mötet börjar, säger han. Något som många glömmer bort.

Att alla deltagare som är med förstår varför han eller hon är med är också avgörande.
– Det finns en idé om att mötesdeltagaren har en väldigt liten, passiv del i mötet. Att det är helt okej att bara gnälla på det ena eller andra, utan att komma med konstruktiva lösningar.

Frångå entimmesnormen

Men vad kan vi göra för att minska antalet timmar vi sitter i möten? Ett konkret sätt att skapa förändring är att frångå “entimmesnormen”, menar Jörgen.
– Vi diskuterar sällan hur långt tid ett möte ska pågå, det blir en timme av bara farten. Det finns något som kallas Parkinsons lag, som innebär att vi kommer hjälpas åt att fylla ut tiden vi bokat. Man tror att själva arbetsuppgiften är att vi ska ha möte i en timme, men egentligen är det felaktigt. Mötet syftar ju till att ta beslut i en viss fråga och dela upp arbetsuppgifter i det specifika projektet, säger Jörgen.

Han fortsätter:
– Om man skulle få ner mötestiden från en timme till 45 minuter, innebär det att vi minskar vår tid i möten med en månad per år. Tid som skulle kunna läggas på annat. Det lustiga är att när kurvan över mötestid går ner, går även kurvan över möteskvalitet upp. Det är alltså bra av många olika anledningar, säger han. 

På Alecta Fastigheter jobbar vi med att skapa förutsättningar för bra möten. Med hjälp av Herr Omars tips kan du och dina kollegor skapa en god möteskultur.