Det flexibla kontoret här för att stanna
Många arbetsplatser har förändrats under pandemin och ett mer flexibelt arbetssätt har implementerats. Med färre kollegor på kontoret, innebär det att en flytt är i nära antågande? Och vad innebär “det nya normala” när det kommer till kontoret? Arbetsplatsstrategen Annalena Norhammar lotsar oss rätt i det nya kontorslandskapet.
Annalena har grundat bolaget Workspace Unlimited, som hjälper företag att samordna utvecklingen av arbetssätt med visioner och arbetsplaner. Att tillsammans med kunden forma genomarbetade strategier för att förbättra företagets framfart, och synka det med medarbetarnas välmående, är något hon verkligen brinner för.
Många kunder som ska genomföra en förändringsresa kommer till Workspace Unlimited med en färdig lösning, som de behöver hjälp att ro i land. Men det är enligt Annalena att börja i fel ände. En förändring som handlar om kontoret måste få ta sin tid.
– Det är många kunder som lockas att gå direkt på lösningen och har därför struntat i en viktig del av arbetet när de kommer till mig. De har skippat analysen, säger hon.
Det är ett riskabelt tillvägagångssätt, då man riskerar att fatta förhastade beslut som inte är hållbara över tid, menar Annalena.
– Ofta triggas behovet av att avtalet håller på att löpa ut eller en insikt om att lokalen inte längre har rätt storlek eller utformning. För att kunderna ska bli trygga och informerade beslutsfattare, behöver de koppla lösningen till effekterna som ska uppnås, snarare än de problem som ska lösas. Det kan bli drastiskt och kostsamt att åtgärda problem med en flytt som bara tar med gamla förutsättningar till en ny adress, säger Annalena.
Håll koll på omvärlden
I mötet med kunden brukar Annalena och hennes kollegor börja med en omvärldsspaning. Vad är det egentligen som hänt i vår omvärld under den senaste tiden och hur påverkar det vår verksamhet och vårt kontor? Generellt vill vi människor snabbt kunna dra slutsatser kring olika situationer. Arbetslivet är bara ett exempel.
– Efter corona är det som att vi fått en bebis med kolik, en situation som är helt färsk för oss som vi snabbt vill lösa. Vi famlar och försöker förstå vad den här utvecklingen ska leda till, hur kontoren ska se ut framöver, säger hon.
Och det är att begära för mycket, enligt Annalena. Ibland måste vi stanna upp och tänka igenom situationen, för att fatta rationella beslut.
– Just nu lever vi på gamla minnen. Med en fot i hur kontorslivet var innan, en fot i hur det var under och nu försöker vi snabbt vandra vidare med båda fötterna. Vi vill snabbt komma fram till hur det ska bli efter. Jag tror vi måste inse att det aldrig kommer bli normalt igen, att “det nya normala” aldrig kommer uppstå.
Annalena Norhammar
Steg som hjälper en att definiera behov
För att hjälpa företag att hamna rätt vill hon att kunden ska ta hjälp av följande steg:
- Platser – hur utformar vi kontoret så att det stöttar önskade beteenden?
- Upplevelser – hur bygger vi vår identitet?
- Tanke & känsla – hur tar vi ansvar för vår kultur och etablerar nya vanor?
- Beteende – hur jobbar vi på egen hand respektive tillsammans?
- Utveckling – vad vill vi uppnå?
– Utveckling och beteende är kärnan i min leverans; vad vill ni ha för önskade effekter av era platser och vad är det för beteende eller arbetssätt som gör en bra dag på jobbet? Vad gör man, med vem, hur länge, var någonstans? När man svarat på det ger det en fingervisning om vilka krav som ställs på platsen. Och de första stegen måste få ta sin tid eftersom de är viktiga i en sådan här resa, säger hon.
Att gå varsamt fram är en nyckel, så säkerställer man att organisationen är med på tåget.
– Det vi ber människor om som befinner sig i en sådan här process, är att de ska gå emot sin natur – att bryta en vana och göra något nytt. Hela vårt yrkesliv har vi plöjt upp motorvägarna i hjärnan som berättar för oss hur man tar sig till jobbet, vad man gör på jobbet osv. och det strider mot vår natur att göra på något annat sätt. Hjärnan har ju lärt oss att det är effektivt att göra som vi alltid brukar göra.
Enligt Annalena är människan en skeptisk varelse till naturen. Hon menar att vi har fem gånger fler nervbanor för att tänka negativa tankar, än positiva.
– Det innebär att man måste vara ödmjuk. Det är därför det är så viktigt att man har svarat på utvecklingsfrågan i det första steget, säger hon.
Men människan är inte bara skeptisk, hon är också social.
– De undersökningar som kommit efter pandemin visar att vi åker till jobbet för kollegornas skull, för relationerna. Vilket gör att vi måste skapa upplevelser och platser som bättre rimmar med det behovet. Miljöer som är avslappnande och inbjudande, där det är lätt att bara vara. Sådana platser efterfrågas och skulle kunna definieras som en trend, säger hon.
Hon avslutar:
– Det är väldigt tydligt att vi kommer tillbaka till kontoret, fast på nya sätt. Vi vill vara på kontoret både samtidigt och tillsammans. Det är inte bara en mötesplats, det är – eller kan vara – allt vi vill och behöver, säger Annalena.
